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전자메일 작성시 예절
작성자
엠씨에스
작성일
2010-04-21 08:04
조회
5655
전자메일 작성시 예절
직장에서의 업무는 대부분 문서로 이루어지고 있는데, 최근에는 빠르고 편리한 전자메일이
많이 활용되고 있습니다.
회사에서 업무상 전자메일을 작성하고 보내는 경우에는 여러 가지 조심하고
신경 써야 할 것들이 있습니다.
전화와 달리 전자메일은 글로 전달되기 때문에 그 내용이 상대방에게
그대로 남아 있게 됩니다.
따라서 인사말, 문장, 맞춤법 등 기본적인 내용과 형식도 꼼꼼하게 체크하여야 하며,
특히 전자적 통신수단임을 고려하여 일반 편지와 달리 가능하면 간결하면서도
정확한 표현을 사용해야 합니다.
전자메일을 주고 받을 때 지켜야 할 몇 가지 사항을 정리해 보았습니다.
(1) 제목은 구체적이면서도 간결하게
대부분의 사람들이 하루에도 수십 수백통의 메일을 받게 됩니다.
그 많은 메일들을 그대로 삭제하느냐 열어보느냐를 결정하는 기준은 바로 메일 제목입니다.
특히 요즘에는 불필요한 스팸메일도 많기 때문에 ‘안녕하세요?’ 처럼
일반적인 인사를 제목으로 쓰면 받는 사람이 내용을 판별할 수 없기 때문에
읽지도 않고 바로 휴지통으로 가게 됩니다.
따라서 제목만 보고도 메일 내용을 어느 정도 짐작할 수 있게끔
제목은 간결하면서도 구체적인 내용을 담을 수 있도록 정해야 합니다.
예를 들면 ‘000과장님, 영업부 판촉기획안입니다’ 라든가 ‘
00회사 000입니다’처럼 소속을 밝히는 제목을 사용하는 것이 좋습니다.
간결하지만 제목 안에 핵심가치가 녹아들 수 있도록 하여야 합니다.
(2) 경어체와 완전한 문장 사용
순간적인 감정을 표현하고 전달하는데 이모티콘을 많이 사용하고 있지만
업무상 주고 받는 메일에서는 사용을 자제하는 것이 바람직합니다.
자칫 의도와 상관없이 자신의 품위를 떨어뜨릴 수도 있습니다.
‘안녕하십니까?’ ‘반갑습니다’ 등 경어체와 완전한 문장을 사용하고,
통신어가 아닌 정확한 맞춤법을 사용하는 것이 문자 메시지를 주고 받는 기본 예절입니다.
메일을 받게 될 상대방의 연령대와 직급 등을 생각하여 메일을 작성하고 보내는 습관을 길러야겠습니다.
(3) 문장의 길이는 길지 않도록
전자 메일을 작성할 때 한 문장의 길이는 가능하면 짧게 하는 것이 좋습니다.
문장을 짧게 나누어 한 행이 길지 않게 해야 하며, 일반 글을 쓸 때와는 달리 행을 일일이
나눠주는 것이 좋습니다 행을 나누지 않고 붙여 쓰면 문장이 길어져서
수신자가 스크롤바를 사용하며 메일을 읽어야 하는 불편함이 생길 수 있기 때문입니다.
전자메일에서는 일반적인 글쓰기와 달리 여백을 활용할 필요가 있습니다.
단락이나 내용에 따라 한 행의 여백을 넣으면 읽기가 훨씬 편해집니다.
(4) 상대방을 고려한 글자 크기
메일을 작성하는 경우 글자의 크기도 신경 써야 할 내용 중에 하나입니다.
수신자가 40대 중반을 넘긴 분이라면 글자 크기를 조금 크게 하는 것이 좋습니다.
그리고 ★♠♧☎ 와 같은 특수문자는 컴퓨터 기종에 따라 문자가 깨질 수도 있으므로
가능하면 사용을 자제하는 것이 좋습니다.
(4) 이메일쓰기의 S.B.M.B 법칙
이메일을 작성할 때의 기본원칙은 S.B.M.B라고 합니다.
Say hello + Business point + Your Message + Bye thanks
간단히 인사하고 용건을 이야기한 후 자기만의 색깔이 묻어나는 간단한 메시지와
인사말로 마무리를 한다는 것입니다.
간혹 파일만 첨부하여 보내야 하는 경우가 있더라도 첨부파일만 달랑 보내지 말고
‘항상 행복한 나날 보내세요’ ‘말씀드린 자료 첨부합니다. 확인해 보시기 바랍니다’ 와 같은 인사와
내용을 적어서 보내도록 하세요.
계절에 맞는 시 한 구절이라든가 공감할 만한 좋은 글, 기분 전환할 만한 간단한 유머 등을
마무리에 써서 보내게 되면 서두 인사처럼 여러분의 이미지를 좋게 만들어 줄 것입니다.
(5) 첨부파일 보낼 때 프로그램까지
이메일 내용은 가능하면 짧은 것이 좋습니다.
따라서 내용이 많은 경우에는 별도의 파일을 만들어 첨부해 보내는 것이 바람직합니다.
그런데 간혹 첨부된 파일을 열지 못해 읽지 못하는 경우가 있습니다.
서로 사용하는 프로그램이 다르거나 버전이 다른 경우,
또는 업무보완을 위해 파일이 변환된 경우들인데 이런 상황들을 고려하여
메일을 작성할 때 상대방의 입장을 배려할 필요가 있습니다.
예를 들면 파일을 첨부하여 보낼 때 ‘참고로 첨부된 파일은 업무보완을 위해 000로 변환되어 있습니다.’
라든가 ‘프로그램이 없으실 경우 아래 사이트에서 다운 받으실 수 있으니 참고하시기 바랍니다’라고
적고 사이트 주소를 기재해주는 세심함은 여러분의 업무성과에도 긍정적인 효과를 가져다 줄 것입니다.
(6) 온라인명함 첨부
업무상 주고 받는 이메일을 작성하는 경우 이메일 끝에 온라인명함을 반드시 첨부하는 것이 좋습니다.
수신자가 메일을 확인하고 급하게 연락을 해야 하는 경우 회사 전화번호나 휴대폰을 메일상에서
확인하여 신속하게 조치할 수 있기 때문입니다.
(7) 발신자 확인
평소 메일 환경설정 할 때 닉네임을 발신자 명의로 사용하는 경우가 많습니다.
친구사이에서는 닉네임으로 편지가 발송되어도 상관없지만 공적인 메일인 경우
발신자가 이름이 아닌 별칭으로 보내진다면 큰 실례가 됩니다.
특히 이력서, 입사지원서 등을 보낼 때 반드시 발신자를 확인한 후 보내기 바랍니다.
(8) 보내기 전에 다시 한번 확인
중요한 메일일수록 보내기 전에 꼼꼼하게 전체적인 내용을 확인할 필요가 있습니다.
간혹 파일을 첨부하는 것을 빠뜨리는 경우도 있고, 수신자주소를 잘못 입력하거나
참조인을 잘못 기재하는 실수도 있을 수 있습니다.
제목이 적당한지, 글씨는 잘 보이는지, 용건은 정확히 기재하였는지,
파일은 모두 첨부되었는지 등을 확인하고 보내는 습관을 가집시다.
(9) 메일 수신 확인
메일을 보내고 나면 상대방이 받아보았는지 무척 궁금해집니다.
특히 급한 내용일 경우 더욱 그러할텐데, 메일을 보내고 마냥 답장을
기다리고 있는 것은 현명하지 못합니다.
상대방이 꼭 봐야 할 중요한 메일이라면 메일을 발송한 후 바로 ‘00건에 관련한 메일을 보내드렸습니다.
확인 부탁드립니다’ 라고 문자를 보냅니다.
그리고 메일을 작성할 때 ‘메일을 확인하시는대로 답장 보내주시기 바랍니다’
‘회신 부탁드립니다’ 와 같은 내용을 삽입하여 발송하도록 합니다.
수신상황을 확인할 수 있는 프로그램을 사용할 수도 있지만
간혹 오류나 오해, 착오가 있을 수 있으므로 전화를 이용하여 문자나 간단한 통화를
하는 것이 바람직합니다.
(10) 메일 답장은 가능한 빨리
내가 발송한 메일을 상대방이 보았는지 궁금한 것은 누구나 똑같습니다.
그러므로 업무상 받은 메일은 가능하면 빨리 답장을 보내주는 것이 예의입니다.
만약 메일내용을 확인하고 처리하는데 시간이 필요하다면 그 상황을 이야기하고
양해를 구하는 답장을 일단 보내는 것이 상대방에 대한 배려입니다.
또한 답장을 필요로 하지 않는 용건이라도 ‘메일 잘 받았습니다’라는 답장을 반드시 보내세요.
이런 세심한 배려가 상대방에게 신뢰를 주게 됩니다.
직장에서의 업무는 대부분 문서로 이루어지고 있는데, 최근에는 빠르고 편리한 전자메일이
많이 활용되고 있습니다.
회사에서 업무상 전자메일을 작성하고 보내는 경우에는 여러 가지 조심하고
신경 써야 할 것들이 있습니다.
전화와 달리 전자메일은 글로 전달되기 때문에 그 내용이 상대방에게
그대로 남아 있게 됩니다.
따라서 인사말, 문장, 맞춤법 등 기본적인 내용과 형식도 꼼꼼하게 체크하여야 하며,
특히 전자적 통신수단임을 고려하여 일반 편지와 달리 가능하면 간결하면서도
정확한 표현을 사용해야 합니다.
전자메일을 주고 받을 때 지켜야 할 몇 가지 사항을 정리해 보았습니다.
(1) 제목은 구체적이면서도 간결하게
대부분의 사람들이 하루에도 수십 수백통의 메일을 받게 됩니다.
그 많은 메일들을 그대로 삭제하느냐 열어보느냐를 결정하는 기준은 바로 메일 제목입니다.
특히 요즘에는 불필요한 스팸메일도 많기 때문에 ‘안녕하세요?’ 처럼
일반적인 인사를 제목으로 쓰면 받는 사람이 내용을 판별할 수 없기 때문에
읽지도 않고 바로 휴지통으로 가게 됩니다.
따라서 제목만 보고도 메일 내용을 어느 정도 짐작할 수 있게끔
제목은 간결하면서도 구체적인 내용을 담을 수 있도록 정해야 합니다.
예를 들면 ‘000과장님, 영업부 판촉기획안입니다’ 라든가 ‘
00회사 000입니다’처럼 소속을 밝히는 제목을 사용하는 것이 좋습니다.
간결하지만 제목 안에 핵심가치가 녹아들 수 있도록 하여야 합니다.
(2) 경어체와 완전한 문장 사용
순간적인 감정을 표현하고 전달하는데 이모티콘을 많이 사용하고 있지만
업무상 주고 받는 메일에서는 사용을 자제하는 것이 바람직합니다.
자칫 의도와 상관없이 자신의 품위를 떨어뜨릴 수도 있습니다.
‘안녕하십니까?’ ‘반갑습니다’ 등 경어체와 완전한 문장을 사용하고,
통신어가 아닌 정확한 맞춤법을 사용하는 것이 문자 메시지를 주고 받는 기본 예절입니다.
메일을 받게 될 상대방의 연령대와 직급 등을 생각하여 메일을 작성하고 보내는 습관을 길러야겠습니다.
(3) 문장의 길이는 길지 않도록
전자 메일을 작성할 때 한 문장의 길이는 가능하면 짧게 하는 것이 좋습니다.
문장을 짧게 나누어 한 행이 길지 않게 해야 하며, 일반 글을 쓸 때와는 달리 행을 일일이
나눠주는 것이 좋습니다 행을 나누지 않고 붙여 쓰면 문장이 길어져서
수신자가 스크롤바를 사용하며 메일을 읽어야 하는 불편함이 생길 수 있기 때문입니다.
전자메일에서는 일반적인 글쓰기와 달리 여백을 활용할 필요가 있습니다.
단락이나 내용에 따라 한 행의 여백을 넣으면 읽기가 훨씬 편해집니다.
(4) 상대방을 고려한 글자 크기
메일을 작성하는 경우 글자의 크기도 신경 써야 할 내용 중에 하나입니다.
수신자가 40대 중반을 넘긴 분이라면 글자 크기를 조금 크게 하는 것이 좋습니다.
그리고 ★♠♧☎ 와 같은 특수문자는 컴퓨터 기종에 따라 문자가 깨질 수도 있으므로
가능하면 사용을 자제하는 것이 좋습니다.
(4) 이메일쓰기의 S.B.M.B 법칙
이메일을 작성할 때의 기본원칙은 S.B.M.B라고 합니다.
Say hello + Business point + Your Message + Bye thanks
간단히 인사하고 용건을 이야기한 후 자기만의 색깔이 묻어나는 간단한 메시지와
인사말로 마무리를 한다는 것입니다.
간혹 파일만 첨부하여 보내야 하는 경우가 있더라도 첨부파일만 달랑 보내지 말고
‘항상 행복한 나날 보내세요’ ‘말씀드린 자료 첨부합니다. 확인해 보시기 바랍니다’ 와 같은 인사와
내용을 적어서 보내도록 하세요.
계절에 맞는 시 한 구절이라든가 공감할 만한 좋은 글, 기분 전환할 만한 간단한 유머 등을
마무리에 써서 보내게 되면 서두 인사처럼 여러분의 이미지를 좋게 만들어 줄 것입니다.
(5) 첨부파일 보낼 때 프로그램까지
이메일 내용은 가능하면 짧은 것이 좋습니다.
따라서 내용이 많은 경우에는 별도의 파일을 만들어 첨부해 보내는 것이 바람직합니다.
그런데 간혹 첨부된 파일을 열지 못해 읽지 못하는 경우가 있습니다.
서로 사용하는 프로그램이 다르거나 버전이 다른 경우,
또는 업무보완을 위해 파일이 변환된 경우들인데 이런 상황들을 고려하여
메일을 작성할 때 상대방의 입장을 배려할 필요가 있습니다.
예를 들면 파일을 첨부하여 보낼 때 ‘참고로 첨부된 파일은 업무보완을 위해 000로 변환되어 있습니다.’
라든가 ‘프로그램이 없으실 경우 아래 사이트에서 다운 받으실 수 있으니 참고하시기 바랍니다’라고
적고 사이트 주소를 기재해주는 세심함은 여러분의 업무성과에도 긍정적인 효과를 가져다 줄 것입니다.
(6) 온라인명함 첨부
업무상 주고 받는 이메일을 작성하는 경우 이메일 끝에 온라인명함을 반드시 첨부하는 것이 좋습니다.
수신자가 메일을 확인하고 급하게 연락을 해야 하는 경우 회사 전화번호나 휴대폰을 메일상에서
확인하여 신속하게 조치할 수 있기 때문입니다.
(7) 발신자 확인
평소 메일 환경설정 할 때 닉네임을 발신자 명의로 사용하는 경우가 많습니다.
친구사이에서는 닉네임으로 편지가 발송되어도 상관없지만 공적인 메일인 경우
발신자가 이름이 아닌 별칭으로 보내진다면 큰 실례가 됩니다.
특히 이력서, 입사지원서 등을 보낼 때 반드시 발신자를 확인한 후 보내기 바랍니다.
(8) 보내기 전에 다시 한번 확인
중요한 메일일수록 보내기 전에 꼼꼼하게 전체적인 내용을 확인할 필요가 있습니다.
간혹 파일을 첨부하는 것을 빠뜨리는 경우도 있고, 수신자주소를 잘못 입력하거나
참조인을 잘못 기재하는 실수도 있을 수 있습니다.
제목이 적당한지, 글씨는 잘 보이는지, 용건은 정확히 기재하였는지,
파일은 모두 첨부되었는지 등을 확인하고 보내는 습관을 가집시다.
(9) 메일 수신 확인
메일을 보내고 나면 상대방이 받아보았는지 무척 궁금해집니다.
특히 급한 내용일 경우 더욱 그러할텐데, 메일을 보내고 마냥 답장을
기다리고 있는 것은 현명하지 못합니다.
상대방이 꼭 봐야 할 중요한 메일이라면 메일을 발송한 후 바로 ‘00건에 관련한 메일을 보내드렸습니다.
확인 부탁드립니다’ 라고 문자를 보냅니다.
그리고 메일을 작성할 때 ‘메일을 확인하시는대로 답장 보내주시기 바랍니다’
‘회신 부탁드립니다’ 와 같은 내용을 삽입하여 발송하도록 합니다.
수신상황을 확인할 수 있는 프로그램을 사용할 수도 있지만
간혹 오류나 오해, 착오가 있을 수 있으므로 전화를 이용하여 문자나 간단한 통화를
하는 것이 바람직합니다.
(10) 메일 답장은 가능한 빨리
내가 발송한 메일을 상대방이 보았는지 궁금한 것은 누구나 똑같습니다.
그러므로 업무상 받은 메일은 가능하면 빨리 답장을 보내주는 것이 예의입니다.
만약 메일내용을 확인하고 처리하는데 시간이 필요하다면 그 상황을 이야기하고
양해를 구하는 답장을 일단 보내는 것이 상대방에 대한 배려입니다.
또한 답장을 필요로 하지 않는 용건이라도 ‘메일 잘 받았습니다’라는 답장을 반드시 보내세요.
이런 세심한 배려가 상대방에게 신뢰를 주게 됩니다.