보고서 작성방법

보고서 작성방법


1. 보고일반

1. 1. 보고의 의의

　보고란 법규, 지시나 명령 등에 의하여 구두․전화․서면 등으로 일정한 의사 또는 자료를 전달하는 것으로 상향적 정보흐름의 형태를 갖는다.

(1) 보고의 목적

　① 관리층의 정책결정․방침설정을 위한 상황파악

　② 사업추진상황을 확인하여 합리적인 통제․조정

(2) 보고의 기능

　① 하부직원 또는 하위기관의 활동상황에 대한 정보 제공

　② 조직목표달성을 위한 기본지침의 수립을 위한 정보 제공

　③ 각종 계획의 작성에 필요한 정보의 제공

　⑤ 업무처리상의 문제점 발견 및 시정의 계기 조성

1. 2. 보고의 필요성

　○ 정책수립을 위하여

　○ 사업지원을 위하여

　○ 사업결과 평가를 위하여

　○ 사실확인을 위하여

　○ 진도파악을 위하여

　○ 업무의 독력 및 촉구를 위하여

　○ 단순참고를 위하여




2. 보고의 원칙

　보고 받는자에게 유용한 정보를 제때에 정확히 전달하여야 한다.

즉 보고의 대상은 정보가치(의사결정에 차이를 가져올 수 있는 능력)가 있는 내용이어야 하며, 의사 결정을 오도하지 않도록 정확하고 완전하게 작성, 적시성 있게 보고하여야 한다.

(1) 필요성의 원칙

　① 용도를 분명하게 제시하여 불필요한 보고를 억제

　② 이용목적에 합치되는 보고

(2) 완전성의 원칙

　① 철저한 자료 수집을 통하여 관련된 사실을 완전하게 정리

　② 보고 작성자 책임한계 명확히

(3) 적시성의 원칙

보고시기의 합리적인 선택, 외부정보의 신속한 수집, 사실발생 후의 신속한 보고

(4) 정확성의 원칙

　공정한 판단에 의하여 정확하게 작성(독단과 편견 배제)

(5) 경제성의 원칙

　보고로 인한 효과이익이 보고서 작성에 소요되는 시간․인력․비용보다 커야 함

(6) 유효성의 원칙

　① 업무의 통제나 방침결정 등에 가치 있는 보고 자료가 되어야 함

　② 보고받는 사람이 어떤 행동조치를 취하는데 곧바로 활용될 수 있도록 작성

(7) 간결성의 원칙

　① 보고는 그 내용을 간결한 형식으로 요약하고 이해하기 쉬운 방법으로 표현(1매 Best)

　② 꾸밈 또는 어려운 용어나 불필요한 사항을 배제


※ 완전한 보고와 적시성

　완전한 보고서를 작성하기 위하여는 많은 시간을 필요로 한다.

특히, 사안의 중요성이나 복잡성을 수반하고 있을 경우에는 더욱 더 그러하다.

그러나 아무리 완전하고 정확한 보고라 할지라도 의사결정의 시기(Timing)를 놓쳐 버리면 쓸모없는 일이 될 것이다.

　보고의 완전성과 적시성 모두를 확보하는 것은 당연한 일일 것이다.

그러나 부득이 하여 그렇지 못할 경우에는 다소 불완전하더라도 적시성이 우선되어야 한다.

　여기서 다소 불완전한 보고라 함은 기본적으로 상급자의 의사 결정을 오도하지 않는 정도의 완전성과 정확성은 확보되어 있는 경우를 의미함은 물론이다.



3. 보고유형

3. 1. 문서에 의한 보고

3. 2. 구두보고

　구두에 의한 보고는 면담, 전화 및 브리핑 차트의 형식을 취하며 일반적으로 다음과 같은 경우에 이용된다.

○ 시간적으로 긴급하여 문서로서 작성할 시간적 여유가 없을 때

○ 내용이 간단하여 기록의 형식으로 남길 필요가 없을 때

○ 기타 상급부서 또는 상급관리자가 신속히 알아야 할 필요가 있을 때

○ 보안 또는 인비와 관련되어 문서화가 부적합한 경우(민감한 정책적 경영기밀상 보고)

(1) 면담에 의한 보고

○ 보고할 수 있는 분위기를 조성한다.

관리자는 대개 다른 일로 즉시 보고를 받을 수 있는 환경에 없는 경우가 많다. 따라서 보고자는 사안의 경중이나 복잡성을 참작하여 보고의 시기나 방법을 고려해야 한다.

긴급한 것이나 극히 간단한 것은 보고자가 다른 일로 바쁘더라도 형편을 보아 양해를 얻어 보고한다.

○ 보고내용에 대한 자신감을 갖는다.

보고내용과 관련된 사항까지 확실히 파악하여 보고 중에 제기되는 질문에 충분한 설명을 할 수 있도록 보고내용에 대한 중요사항이나 계수를 메모하여 지참한다.

○ 보고자의 태도는 단정하고 침착하여야 한다.

상사가 서 있는데 앉아서 보고하거나 상사의 말을 중도에서 가로채지 말아야 하며, 침착치 못한 태도는 삼간다.


○ 이해하기 쉽도록 설명한다.

보고의 내용은 논리적이어야 하고 주의력을 집중시킬 수 있도록 간단 명료하게 한다.

(2) 전화에 의한 보고

단시간내 보고의 내용을 정확히 전달하여야 하므로 보고의 제목, 순서, 결론, 건의 등을 요약한 후 전화보고를 한다. 또한 보고 받는자와 직접 면담하고 있는 이상으로 예의와 용어를 단정히 한다.

(3) 브리핑 차트에 의한 보고

보고내용이 중요하고 내용이 복잡한 경우에 시각화한 차트를 이용하여 보고내용에 대한 이해를 촉진시키는 방법이다.



4. 보고서의 작성

4. 1. 기본사항

보고서는 어떠한 사실이나 의견을 상사에게 전달하는 시각적 의사소통 수단이다.

따라서 보고 받는자의 다양한 요소를 충분히 고려하여 작성되어야만, 의사전달 과정의 왜곡이나 모호함을 피할 수 있다.


보고서는

○ 상대방의 눈을 통한 시각적 인지도를 높이기 위해 일목요연 해야한다.

○ 상대방의 귀를 통한 부가적인 청각적 이해도를 높이기 위해 논리적이어야 한다.

※ 보고서 작성 포인트

○ 상사의 요망이나 기대에 초점을 맞춘 보고서가 되어야 한다.

○ 결론을 먼저 낸다.

○ 사실과 의견을 명확히 구분한다.

○ 읽기 용이하고 간결하게 정리한다.

○ 최후에 자신의 의견을 쓴다.

○ 장문의 경우 요약문을 붙인다.


4. 2. 구성

○ 검토배경 → 검토목적 → (도입, 추진)경위 → 현상(황) 및 문제점

○ 개선방향 → 개선방안/제한ㆍ경과조치/시행일→정책건의 기대효과

○ 첨부물(도표)


4. 3 내용

(1) 검토 배경

○ 장기적 검토목적을 유도하기 위한 미래 지향적 여건의 설명과정

○ 고찰 내용

- 제도적/자연적/역사적/시대적/물리적/변환적

- 국내적/국제적/정치, 경제, 사회, 문화, 과학 등

※ 단순한 현상에 대한 단기적 검토의 경우에는 검토목적으로 대체

(2) 검토목적

○ 검토배경에서 고찰된 여건변화, 미래예측에 따른 검토목표의 설정과정

※ 단기적 검토에서는 검토배경을 포함

(3) 경위

○ 장기 지속적으로 검토, 추진되고 있는 사안에 대한 과거의 추진 내용을 일자별로 요약하여 상대방의 이해를 구하는 과정

※ 단기적 검토에서는 필요없음

(4) 현상(황) 및 문제점

○ 현재 추진중인 내용의 이해를 바탕으로 검토배경 및 검토목적 대비 괴리된 현상의 지적과정

(5) 개선 방향

○ 검토배경에서 문제점 도출에 이르기까지 검토내용이 복잡하거나 개선방안이 복잡하게 전개될 때 중간지점에서 일단, 앞부분을 요약 정리한 후 검토목적대비 괴리된 현상을 시정하기 위한 기본방향 또는 개선항목의 설정 과정

(6) 개선방안

○ 설정된 개산방향에 부합되는 구체적 추진방안 및 제도화 방안 제시

○ 제한조치 : 제도화 방안에 포함시킬 수 없는 대상의 구별 장치

○ 경과조치 : 일시적 충격 흡수, 제도의 단절 및 공동현상 등을 방지하기 위한 장치

○ 시행일 : 사전 예고기간 필요여부에 따라 최초 도입시기 결정


(7) 정책건의

○ 1개 항목에 대한 개선방안이 2개 이상으로 제시 되었을 때 각각의 장단점을 비교하여 결심을 구하는 과정


(8) 기대 효과

○ 개선방안 도입으로 기대되는 효과가 검토목적에 부합되는지 또는 그 이상의 상승효과가 있는지를 확인하는 과정

(9) 첨부(도표 등)

○ 도표 또는 도식은 설명이 복잡한 부분을 대변하는 것이므로 포괄적이되 체계적으로 작성되어 설명이 용이하여야 하며 시각적 인지도를 최대한 높이도록 하여야 함

◈ 전체적 구성의 자연스런 연결

◈ 검토배경, 목적, 기대효과 명확화

◈ 복잡한 내용의 소화

○ Chapter별 요약분 삽입(예, 목차)

○ 이해하기 쉽게 도식화

○ 첨부물로 분리(본문에는 골자만 요약)

◈ 설명내용의 간략화

○ 내용복잡 및 중언, 부언 금지(초점 흐림)

○ 구두설명 가능부분 과감 배제

◈ 시각적 인지도 제고

○ 활자의 종류크기

○ 강조의 활용(줄의 굵기/국지 강조 등)

※ 파일 백업 철저




“건 명”(요 약)

2004.00.00


검토배경
○

○
○

○

※ 문제해결/환경대응/미래예측 등 사유 및 해당 현황 압축

기본방향
○

○
○

○

※ 필요시 제도방향 압축

내용요약
①
○
-

②


추진일정
ㆍ2004. . . :

ㆍ2004. . . :


향후조치
○

○




5. 보고서 유형

○ 계획 보고서 ○ 실시 보고서

○ 결과 보고서 ○ 상황 보고서

○ 연구 보고서 ○ 조사 보고서

○ 출장 보고서 ○ 참가, 수강 보고서




6. 서면에 의한 보고 수단


6. 1. 기안지를 사용하는 경우

○ 사용 기준

따로 정하여진 서식이 없는 경우에 일반적으로 사용하며, 수신란에 『보 고』의 표시를 하여 작성

○ 효 력

기안지를 사용하였다 하여도 사안에 대한 결정의 효력이 없는 보고서의 기능을 수행하며, 의사결정이 수반되는 사안인 경우에는 수신란에 『내부결재』라 표시하여 작성하여야 한다.


6. 2. 행정보고 서식을 사용하는 경우

○ 사용 기준

사전에 지침이 필요한 사항으로써 결정권자의 의사결정을 받고자 할 때 사용한다.

○ 효 력

행정보고 서식에 의한 의사결정 사항은 기안용지를 사용한 "내부결재"와 동일한 의사결정 효력이 있다.

결정권자로부터 행정보고 등에 의하여 서면으로 기본 방침을 받은 사항에 대하여는 기안용지에 의한 차하위 직위까지의 시행품의로 시행할 수 있다.




7. 보고시의 태도


○ 상사가 바쁜 듯할 때

상사가 바쁜 듯해서 보고할 수 없을 때는 양해를 구하고 타이밍을 잘 맞춰 보고한다.


ꡒ○ ○ 건입니다만, 지금 보고해도 되겠습니까?ꡓ

보고의 내용이 복잡할 때는 문서로 작성하여 보고한다.

○ 자료를 사용해서 설명할 때

비교적 큰 자료를 사용해서 설명할 때는 손바닥을 위로 향해 손가락을 가지런히 모아서 가리킨다. 상대가 자신의 우측에 있을때에는 좌측 손, 좌측에 있을 때는 우측 손을 사용하여 포인트를 지적한다. 연필 등으로 자료를 가리키는 것은 피한다.


○ 보고시에는

․ 상사의 책상에서 50cm 정도 떨어진 곳에서

․ 상사의 약간 측면에서

․ 책상이 없는 경우에는 1m 정도 떨어진 곳에서

․ 서류 설명 때문에 가까이 있어야 할 경우에는 '실례하겠습니다.' 라고 말하면서 가까이 다가선다.

․ 보고시간이 길어질 경우라도 상사의 권유가 있기 전에는 자리에 앉지 않는 것이 예의이다.


○ 지양해야 할 사례

․ 지시한 일에 대해 보고를 하지 않는 것

․ 장황한 보고

․ 보고 시 실패에 대한 변명을 늘어놓는 것